دفاتر المحاسبة والسجلات على الرغم من الإختلاف الضمني بينهما، إلا أنهما لهم نفس الأهمية لتنظيم العمليات الحسابية، بصورة تفيد الصحة المالية للشركات، لا سيما إذا تم الاستعانة بمساعدة  مكتب معاذ.

أهمية دفاتر المحاسبة والسجلات

دفاتر المحاسبة والسجلات يتم تبويب المعاملات المالية بهما، من أجل تقنين النفقات وكذلك تقديم صورة مفصلة عن الأرباح لبيان الوضع المالي الذي على ضوءه تستنبط معلومات هامة لأصحاب الأعمال والجهات المسؤولة من ضرائب ورقابة مالية. ومن أجل الحصول على خدمة مسك الدفاتر المحاسبية بالصورة التي تعطي دقة حسابية من مكتب معاذ، الذي يعطي جميع مهام مسك الدفاتر المحاسبية والسجلات، فإنه يتم عمل الآتي:

• تجهيز جميع الدفاتر المحاسبية والسجلات التي تتضمن نفقات الشركة الخاصة بأجور العاملين والموظفين بالصورة التي تراها الشركة مناسبة من إعطاء شيكات أو ايداع بنكي  بشريطة تحقيق شرط القيمة المحددة في دفاتر الرواتب في مواعيدها المسجلة  أيضًا.
• تنفيذ عمليات المعالجة لكشوف الرواتب، التي تكون مفيدة خاصة في حالة الأعداد القليلة من العاملين.
• تنظيم الفواتير الخاصة بالموردين البائعين، وهذا ينظم الأعداد الكبيرة للفواتير، والتواريخ المستحقة مما يحافظ على استحقاق في المواعيد المحددة.
• تحديث المعلومات الضريبية، التي تتغير مع  استحداث بعض القوانين، وهنا يكون دور  خدمة الاستشارات المالية.

• من أهم خدمات دفاتر المحاسبة والسجلات التعامل مع حسابات الدائنين ، والمواعيد المحددة من خلال تتبع تواريخ الاستحقاق.
• تقديم تقدير لكافة المعاملات المالية اللازمة لتقديم ورقة التوازن، التي يستطيع المحاسب المالي الوصول إلي بياناتها من خلال حساب الإيرادات والنفقات.
• التسجيل الدوري العمليات المتكررة، التي تحدث في الشركة.
• الوصول إلي الدفاتر المحاسبية  والسجلات التي تؤدي إلى اتخاذ القرارات المالية الصائبة من خلال الاستعانة بخبرات مكتب معاذ.

اعداد الدفاتر المحاسبية

الدفاتر المحاسبية والسجلات لا يكون الغرض منها تدوين البيانات والعمليات المالية فقط، ولكن بالإضافة إلى هذا، فله غرض توثيقي هام، يسهم في كتابة التاريخ المالي للشركة، وهذا يفيد التاجر وأطراف أخرى. الفكرة الأساسية لكتابة الدفاتر المحاسبية والسجلات هي تدوين جميع العمليات المالية على  صورة قيد دائن والآخر مدين، وطريقة الكتابة على النحو التالي:

• التسجيل المستمر بشكل يومي في دفتر اليومية، الذي ينقل ما دون به إلى دفتر الأستاذ العام  وهو الدفتر الرئيسي الذي تقيد به جميع المعاملات المالية التي تقدم للضرائب. 
• هناك عدد من البيانات المهمة التي يجب أن تكتب في الدفاتر، ثم بيان توضيح القيد، وقيد الدائن والمدين، ومركز تكلفة القيد المالي، ورقم القيد في دفتر الأستاذ.
• الالتزام بتساوي قيمة الدائن والمدين لأحد توازن المعاملات المالية في الدفاتر التجارية والسجلات التي تسجل بها كافة العمليات في خانتي الدائن والمدين.
• تسجيل القيود في الدفاتر لا يكون المرحلة الأخيرة في المعاملات المحاسبية، بل تترحل لدفتر الأستاذ لتكوين دفاتر المراجعة ومن ثم تحضير التقارير المالية، وهذا يكون من مهام محاسب خدمة التحليل المالي التي نقدمها في مكتب معاذ.

السجلات المحاسبية

هي مستندات ورقية أو ملفات إلكترونية يتم فيها تسجيل كافة المعاملات المالية بتفاصيلها من فواتير وإيصالات. والدفاتر والسجلات المحاسبية تختلف على حسب نوع النشاط التجاري، ومن أكثر تلك السجلات أهمية هو السجل الذي يسجل الاهلاكات والأصول الثابتة وموازين المراجعة و مسجل القلم، وغيرها من السجلات التي تحتاج مكتب محاسبي خبير مثل مكتب معاذ.

7 فروق بين الدفاتر المحاسبية والسجلات

مهمة الدفاتر المحاسبية والسجلات مهمة في جميع الأنشطة التجارية، ولهم أهداف مشتركة، والقائمين على المهمتين يبذلون جهد كبير للتفريق بينهم، ومن أجل الحصول على خدمة مسك الدفاتر المحاسبية والسجلات بكل أمانة مالية، عليك اللجوء إلى مكتب معاذ، من أجل تحديد دقيق لتلك الفروق.

• الدفاتر  تسجل بها جميع المعاملات المالية من نفقات وأرباح وأجور وكل الأوراق المالية المتداولة، بينما السجلات الهدف منها ضبط المدخلات.
• الدفاتر تدون بها كافة الوثائق والمستندات لإثبات حركة النقد بالشركة  بينما السجلات يتم تحليل الوضع المالي على ضوء تلك العمليات وهو ما يسمى خدمة دراسة الجدوى المالية.
• الدفاتر تقدم التسوية المالية الشهرية التي تستخدمها السجلات لتقديم المعلومات الضرورية لدعم القرارات المالية للإدارة المالية.
• تدوين البيانات المالية في الدفاتر تستخدم من أجل مراجعة وتحليل السجلات المحاسبية لها لوضع تقارير مفصلة عن الوضع المالي.

الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ

دفتر الأستاذ هو الدفتر العام الذي يتم ترحيل بيانات دفتر اليومية له، ومن ثم فإن اليومية يعتبر مرحلة أولية تسجل بها المعاملات أول بأول تمهيدًا بمكانته الأساسية في دفتر الأستاذ، وأهم الفروق الأساسية من كلا الدفترين هي:

• طريقة التسجيل في دفتر اليومية تكون مرتبطة بتسجيل قيمة الأموال بدون الارتباط بحساباتها، بينما تسجل في دفتر الحساب بقيد لكل حساب.
• الترتيب الزمني أمر أساسي في دفتر اليومية، الذي تسجل البيانات فيه بالترتيب الزمني، بينما الأستاذ يتعلق بترحيل المعاملات المرتبطة بالحسابات.
• بيانات دفتر الأستاذ الخاصة بالمدين والدائن لا تشترط التساوي في حالة وجود فارق بينهم، بينما في دفتر اليومية يعد عدم التساوي خطأ في العملية.

 كيفية مسك الدفاتر المحاسبية

يفصل أن تسند مهمة مسك الدفاتر  إلى مكتب محاسبي متخصص مثل مكتب معاذ، لتحقيق المهام المرادة من تسجيل الدفاتر المحاسبة والسجلات بالطريقة المنشودة التي تدعم الموقف المالي للشركة. وهكذا فإن طريقة مسك الدفاتر تتلخص في الثلاث نقاط التالية:

• لابد أن تأخذ جميع البيانات من الوثائق الأساسية، وهذا ما يعطي تلك البيانات المصداقية، كما أنها تمثل نقطة البداية.
• إضافة آثار العمليات المالية على بيانات وثائق المصدر، لمعرفة التغيرات الطارئة على المركز المالي للشركة، في حالة الازدهار والتعثر، لمعرفة اتجاه القوة والضعف.
• يتم تسجيل أول سجل للمعاملة المالية من بيانات المصدر، ثم تسجل مرة أخرى حسابات الشركة ، وبعدها تسجل في اثنين من السجلات المرتبطة بها.
• عند انتهاء الفترة المالية المحددة يجب العمل على تحديث كافة البيانات الموجودة في السجلات قبل الشروع في إعداد التقارير المالية والضريبة ، وهذا ما يقدمه مكتب معاذ بحرفية كاملة.

الدفاتر المحاسبية و القيود 

لا يمكن تسجيل المعاملات المالية في الدفاتر المحاسبية والسجلات دون وجود قيود محاسبية دقيقة تعمل على تقييد وتوثيق العمليات المالية بالصورة التي تدعم قرارات الشركة. تعد القيود المحاسبية هي الأسس التي يتم على أساسها تدوين البيانات المالية من وثائق المصدر، لذا فهي تمثل أهمية كبيرة من حيث:

• تساعد على تنفيذ السجلات المحاسبية بطريقة سلسلة ومنظمة.
• دعم تسجيل البيانات المالية الحقيقية والدقيقة التي تساهم في دعم اتخاذ القرار المالي المناسب للوضع الفعلي دون مغالاة بالسلب أو الإيجاب لموقف الشركة.
• دعم مبدأ الامتثال المطلوب من كافة الشركات أمام القانون، للتأكد من تطبيق اللوائح والبنود القانونية الخاصة بالأنشطة التجارية، مما يدفع عنها خطر العقوبات القانونية الرادعة في حالة مخالفة مبادئ الامتثال التجاري.
• الغرض الأساسي لوضع قيود على الدفاتر السجلات المحاسبية هو الوصول إلى تحليل مالي مفصل عن موقف الشركة يستطيع قراءة مواطن الضعف والقوة.

وفي النهاية، لا يكون هناك أي شك في الأهمية الكبيرة لمهمة مسك دفاتر المحاسبة والسجلات التي يجب أن تقدم بواسطة مكتب معاذ لضمان الدقة والجودة ويمكنك التواصل معنا من خلال الواتس آب للاستفسار أو الحجز