مسك الدفاتر التجارية: اعتمد على خبراء المحاسبة في مكتبنا

 مسك الدفاتر التجارية ,ينص القانون التجاري السعودي، على إلزام جميع التجار أصحاب رؤوس الأموال الكبيرة بتسجيل جميع المعاملات المالية في دفاتر، والاحتفاظ بها لمدد محددة. لذلك تحتاج هذه الأعمال إلى خدمة مسك الدفاتر التجارية التي نقدمها في مكتب معاذ.

 مسك الدفاتر التجارية

على الرغم من أن مهمة مسك الدفاتر التجارية تقتضي تدوين البيانات فقط، إلا أنها مهمة محاسبية تحتاج خبرة من أجل الحفاظ على البنية السليمة وسهولة استنباط المعلومات المحاسبية  منها. من أجل  أن ينتظم تسجيل المعاملات المالية في شركة في مختلف الأنشطة التجارية، يجب أن توجد الدفاتر الأساسية، وهي دفتر الجرد واليومية والأستاذ على النحو التالي:

• استخدام البرامج المحاسبية المتخصصة لإدراج كافة المعاملات المالية، أو إسناد المهمة لمكتب محاسبة متخصص مثل مكتب معاذ.
• البرامج المحاسبية المستخدمة يجب أن تتطابق مع اللوائح التنفيذية التي تحقق دقة النتائج المبينة منها.
• دفتر  اليومية يدون به يوميا كافة المعاملات المالية للشركة، ويمكن أن تستثنى  المعاملات التي تتم بشكل شهري، وإذا كانت أنشطة العمل كبيرة ومتعددة، يمكن اللجوء إلي دفاتر يومية مساعدة.
• تسجيل البضاعة الموجودة في المخازن في دفتر الجرد، وإذا كانت مسبقة التدوين في دفاتر منفصلة، فهي تتضمن بدفتر الجرد، مع بيان المركز المالي السنوي للشركة، وهي الهدف الأساسي لخدمة مسك الدفاتر التجارية.
• دفتر الأستاذ الهدف الرئيسي منه هو استخلاص نتائج اليومية التي يتم تسجيلها بطريقة فردية في دفتر اليومية.
• يقر القانون التجاري السعودي  بترقيم جميع صفحات الدفاتر التجارية.
• يحب أن تحتفظ جميع الشركات بكافة أنواع التجارية مدة لا تقل عن عشر سنوات.
• يكون التاجر مسؤول عن جميع البيانات المسجلة بالدفاتر، ويحاسب بعقوبة السجن والغرامة، اذا تعمد التلاعب في الدفاتر أو إخفائها، وهنا يجب اللجوء إلي خدمة المحاسب القانوني من مكتب معاذ لتقديم الدعم القانوني اللازم.
• تلجأ الحكومة إلى طلب تقديم الدفاتر في حالة وجود أي منازعات تجارية مع أحد الخصوم، وفي حالة امتناع صاحب الشركة، يعد هذا دليل على صحة ما نسب إليه.

أنواع قيود مسك الدفاتر التجاري

الاحتفاظ بالدفاتر ضرورة أساسية في مصلحة التاجر والدولة في نفس الوقت، فمن خلال تسجيل المعاملات المالية، تتضح الصورة الحقيقية للمركز المالي للشركة، وقدرتها على سداد التزاماتها، بالإضافة إلى تنظيم المعاملات التي تصب في حفظ حق الشركة من ديون مستحقة تجاه العملاء، وهذا ما تقدمه خدمة استشاري في المكاتب المحاسبية الكبرى. كما تقوم بحساب مكاسب رأس المال وقيمة الأجور  ودخل العمليات المالية، هذا كله يحب أن يسجل في أنواع الدفاتر التالية:

• دفتر اليومية، وهو من أنواع الدفاتر التجارية الإلزامية،وتدون به المعاملات اليومية أول بأول.
• دفتر الأستاذ العام، وتنقل له جميع أوراق دفتر اليومية، فهو الدفتر الشامل لعمليات البيع والشراء والديون والمستحقات، وهو أيضًا إلزامي وفقًا للقانون التجاري السعودي.
• دفتر الجرد، وهو خاص بمحتوى الخزينة الذي تملكه الشركة، والذي يعبر عن قدرتها على الوفاء في المستقبل بمتطلبات العملاء.
• دفتر التداول، وهو يحوي البيانات التفصيلية الخاصة بالصفقات التجارية من بيع وشراء وأسماء موردون، وديون كذلك ومستحقات، مما يستطيع معه معرفة الربح أو الخسارة من تلك الصفقات.
• الدفتر التجاري الإلكتروني، وهو يسير في الاتجاه العامة لكافة المعاملات في المملكة في رؤية 2030 التي تهدف إلى تقنية الرقمية في كل الأنشطة التجارية، مما يوفر نسخ مطابقة السجلات والدفاتر  الورقية، بالإضافة إلى المراسلات  والإيصالات الصفقات التجارية. 

الفرق بين مسك الدفاتر التجارية والمحاسبة

مسك الدفاتر التجارية هي العملية الأولية من أجل الحفاظ على الوضع المالي للشركة، بمتابعة كافة المعاملات المالية. ومن ثم يبدأ دور المحاسبة في تحليل الوضع المالي وتقديم الاقتراحات المدروسة على ضوء تلك الدفاتر لرفع مستوى الأرباح وتقليل الخسائر،  وهذا ما يسمى خدمة التحليل المالي.

ومن ذلك يفهم أن خدمة مسك الدفاتر و المحاسبة مكملين لبعضهما، مع وجود بعض الفروق الجوهرية بينهم، مثل:

• المحاسبة تحتاج إلى دراية واسعة بكيفية الاستفادة من المعلومات المالية، بينما مسك الدفاتر التجاري  لا يتجاوز مجرد التدوين والحفظ بدقة ونظام.
• مهمة مسك الدفاتر  التجاري تحتاج جهد كبير من أجل إعادة بناء تاريخ الشركة، وتدوين كافة عمليات البيع والشراء والرواتب والمستحقات المدفوعات وغيرها من المعلومات المساعدة لاتخاذ تدابير الموازنة العامة، التي تحتاج إلى رأي مكاتب محاسبة خبير مثل مكتب معاذ.
• المحاسبة تتطلب الإلمام بالقوانين التجارية واللوائح التنفيذية لتجنيب الشركة الوقوع في أي مخالفات، بينما مسك الدفاتر بعيدة إلى حد كبير عن المسائلة القانونية، إلا في حالات وجود أخطاء أو تعتمد اخفاء وتزوير بعض القيم المالية.

قواعد الاحتفاظ بالدفاتر التجارية

الحكومة السعودية، تلزم جميع التجار الذين يستثمرون في رؤوس أموال تتعدى الحد الأدنى لفرض الاحتفاظ بالدفاتر التجارية. ويحب أن تكون قادرة على توضيح الوضع المالي للشركة، هي ثلاثة دفاتر تجارية إلزامية للمنشآت التجارية في مسك الدفاتر التجاري :

• الدفتر العام الأصلي، وبه كل النفقات والمصروفات وجميع ما يتداول من أوراق مالية، بالإضافة إلى المديونيات والأصول.
• شهادة التأسيس، وهي تتضمن عدد من المستندات، من فواتير شحن وعقود.
• بوليصة الشحن، حتى تعطي الحكومة تراخيص الشحن للمنشأة. 

العواقب القانونية لعدم تضمين مهمة مسك الدفاتر التجاري

الامتثال بصفة عامة في المنشآت التجارية والصناعية، هو  توفيق الوسائل التكنولوجية المتبعة مع أهداف الشركة، مع الاتفاق مع اللوائح والقوانين التي تقرها القوانين التجارية بالمملكة. لا يمكن إهمال مبدأ الامتثال في أي شركة تجارية، حتى إذا كانت محدودة النشاط، لتجنب زعزعة الاستقرار  المالي، أو الوقوع في مخالفات، بالإضافة إلى حماية سرية وأمن المعلومات الخاصة بالشركة، وتوفير سبل الحماية اللازمة ضد الاختراق. ولهذا توقع عقوبة رادعة لعدم وجود خدمة مسك الدفاتر التجاري.

•  إيقاف العمل إذا لم تحتفظ الشركة بالدفاتر التجارية المطلوبة للمدة المحددة.
• عقوبة السجن التي تتراوح ما بين عام إلي ثلاثة أعوام.
• إلغاء التراخيص القانونية الخاصة بجميع الأنشطة التجارية لصاحب الشركة.
• إعلان إفلاس الشركة، وعرضها للبيع.
• مخالفة بنود الامتثال تعرض التاجر الغرامة مالية تتراوح بين خمسة آلاف إلى خمسين ألف ريال.

أهمية مسك الدفاتر التجارية 

الدفاتر التجارية لا غني عنها في أي مشروع تجاري، ولا يستطيع المحاسب ممارسة عمله بدونها، كما أنها تسهل الكثير على الإدارة العامة للوقوف على بيان تفصيلي دقيق لسير العمل. الدفاتر التجارية تبين تاريخ الشركة من حيث الأرباح والخسائر، وحركة التداول، وبيانات الموردين والعملاء، وكذلك تشمل أجور العاملين، كل هذا يؤدي إلى الأهمية الكبيرة التي أقيمت من أجلها، وهي:

• مساعدة الأجهزة الحكومية الرقابية من متابعة النشاط الاقتصادي والتزامه بالقواعد واللوائح القانونية المفروضة من عدمه.
• بيان نقاط الضعف والقوة لصاحب العمل، مما يجعله قادر على بيان المركز المالي بثورة واقعية تدعم اتخاذ القرارات المالية والإدارية المناسبة. 
• حجية الدفاتر التجارية أمام الخصوم، فهي دليل واضح عن كافة المعاملات المالية بمختلف أنواعها، لذا يجب الاحتفاظ بها للاحتكام لها ضد الخصوم.
• وسيلة لطلب القروض البنكية وقيد الائتمان، فهي توضح الوضع المالي الحقيقي للبنوك عند طلب الاقتراض من أجل زيادة الاستثمار،  والحكم بقدرة الشركة على السداد من عدمها، وهي تستطيع الوفاء بالأقساط في المواعيد المحددة.
• حماية التاجر من اتهامه بالاختلاس والنصب، إذا أعلن إفلاسه لأسباب أخرى، فهو يستطيع إخلاء ذمته بتقديم الدفاتر الكاملة لمعاملات الشركة.
• تجنب التقدير الجزافي للضرائب، فهي تضع النشاط التجاري في الوعاء الضريبي المناسب لحجم العمل الحقيقي.

ولكل تلك الأسباب يجب الإلتزام بالدفاتر التجارية الإلزامية على الأقل، التي تعطي المعلومات التي يستطيع مكتب معاذ توفيرها ومساعدة صاحب العمل في خدمات المحاسبة المالية المتنوعة, يمكنك التواصل معنا عبر الواتس آب للحصول على استشارة والرد على استفساراتك