أنواع الدفاتر التجارية- اعتمد على مكتب المحاسبة المحترف

دفاتر المحاسبة والسجلات على الرغم من الإختلاف الضمني بينهما، إلا أنهما لهم نفس الأهمية لتنظيم العمليات الحسابية، بصورة تفيد الصحة المالية للشركات، لا سيما إذا تم الاستعانة بمساعدة  مكتب معاذ.

أنواع الدفاتر التجارية

يوجد العديد من أنواع الدفاتر التجارية التي ينبغي على كافة الشركات التجارية والتجار أن يقوموا باعتمادها في أعمالهم نظرًا لأهميتها في معرفة كل ما يتعلق بأمور التجارة. والمقصود بالدفاتر التجارية هي عبارة عن سجلات يتم فيها تدوين العمليات التجارية سواء كانت عمليات صادرة أو عمليات واردة من الالتزامات وحقوق الملكية، وتلعب تلك السجلات دور فعال على المستوى القانوني والمستوى الاقتصادي ويوجد  نوعين أساسيين من أنواع الدفاتر التجارية وهي كالتالي:

• الدفاتر  الإلزامية وهي تلك الدفاتر التي ينبغي على التجار أن يقوموا بامتلاكها ومن امثلة تلك الدفاتر اليومية تلك الدفاتر الإلزامية دفتر اليومية ودفتر صور الرسائل ودفتر الجرد وغيرها.
• الدفاتر الاختيارية وهي تلك الدفاتر الغير إلزامية التي تعطي الحق للتاجر ان يمسكها او لا وذلك على حسب رغبته وحريته ومن امثلة تلك الدفاتر الاختيارية دفتر الإسناد ودفتر المسودة دفتر الأوراق التجارية و دفتر الخزينة أو الصندوق.

دفاتر المحاسبة والسجلات

يوجد العديد من دفاتر المحاسبة والسجلات حيث تنقسم أنواع الدفاتر التجارية على حسب طبيعة إلزامها بالنسبة للشركات التجارية والتجار فنجد أن هناك دفاتر إلزامية ينبغي على التاجر أن يمتلكها بسبب بعض الأمور القانونية مثل الضرائب مثلا وهناك دفاتر اختيارية وهي تلك الدفاتر التي يعطى للتاجر الحق الحرية في اختيارها وامتلاكها.

 

والمقصود بالدفاتر المحاسبية هي تلك الدفاتر أو السجلات التي تمتلكها كافة المؤسسات الاقتصاديه والتجاريه حتى يتم إعداد البيانات المالية وكافة السجلات التي تتعلق بالتدقيق والمراجعات المالية ومن أبرز الدفاتر المحاسبية الدفاتر المتعلقة بأصول الشركة التجارية والدفاتر التي تتعلق بالالتزامات ودفتر اليومية هو الدفاتر التي تتعلق بايرادات الشركة، وهناك بعض القوانين التي تلزم أصحاب الشركات والمؤسسات الاقتصادية بامتلاك كافة الدفاتر المحاسبية لفترة زمنية طويلة حتى يمكن الرجوع إليها والتأكد من مدى صحة البيانات المالية المقدمة لدى الجهات الحكومية.

 مسك الدفاتر والمحاسبة

المقصود بمسك الدفاتر والمحاسبة إجراء يتم من خلاله تدوين كافة المعاملات المالية المتعلقة بالشركات التجارية والمؤسسات الاقتصادية وذلك للحفاظ على دقة كل المعاملات المالية المتعلقة بهم وبذلك تتمكن الشركات المالية والمؤسسات التجارية باتخاذ كافة القرارات اعتمادا على الدفاتر المحاسبية ويكون مسك الدفاتر من قبل مختص يتم تعيينه من جهة الشركة للإشراف دفاتر الأستاذ أيًا كان حجمها صغيرة كانت أو كبيرة سواء كل أو بعض دفاتر الاستاذ.

 

 ومسك الدفاتر من الأمور الإلزامية التي ينص القانون على تفعيلها من قبل كافة المؤسسات الاقتصادية والتجار والشركات التجارية صغيرة كانت أو كبيرة نظرا لأهمية الدفاتر المحاسبية في تنظيم وترتيب كافة الأعمال التجارية والمالية المتعلقة بالشركة ومن أنواع الدفاتر المحاسبية دفتر الأستاذ ودفتر الواردات ودفتر المصروفات ودفتر التزامات، والمحاسب الخاص بتسجيل كافة الامور المتعلقة بالدفاتر المحاسبية ينبغي عليه أن يقوم بتنظيم وترتيب وترحيل كافة القيود المحاسبية المتعلقة بالدفاتر التجارية وذلك حتى يتم القيام بإعداد كافة القوائم المالية الخاصة بالشركة من أجل الإقرارات الضريبية التي يتم تقديمها إلى الجهات الحكومية المختصة.

مسك الدفاتر التجارية 

يلزم القانون كافة التجار والمؤسسات الاقتصادية والتجارية بإمساك الدفاتر حتى يتم معرفة كافة الصادرات والواردات المتعلقة بالشركة وأيضًا معرفة حقوق الملكية الخاصة بها والالتزامات وحقوق الغير في الدفاتر بصورة وأخرى تعمل على حماية الشركة من التعرض لأي سرقة أو تكون هي السند لها عند حدوث اي مشاكل مالية فيمكن الرجوع كافة الدفاتر التجارية أو متعلقة بالشركة للحصول على معلومات مالية دقيقة جدا وينبغي أن تكون الدفاتر التجارية منظمة تنظيم سليم ودقيق بحيث تسهل على المراجعين القيام بمراجعة الأعمال المالية بكل بساطة وسهولة وأيضا عند تقديم الإقرارات الضريبية للجهة الحكومية فإن القوائم المالية والدفاتر التجارية المتعلقة بالشركة تساهم بصورة وأخرى في معرفة الوضع المالي الخاص بالشركة.

 

 وبذلك فإن مسك الدفاتر يعتبر في بعض الأحيان من الأمور الالزامية التي ينص القانون عليها ويجبر كافة الشركات المالية والتجارية بإمساكها لتفادي حدوث أي أخطاء في المستقبل وأيضًا مراجعة كافة الأمور المالية التي حدثت في ما سبق.

 

تساعد عملية مسك الدفاتر في إعداد تقارير مالية دورية تعكس الأداء المالي، وتُستخدم كأساس لاتخاذ القرارات الاستراتيجية، كما تُعدّ جزءًا ضروريًا من الامتثال للمتطلبات القانونية، حيث تساهم في تسهيل إعداد الإقرارات الضريبية وضمان توافق الشركة مع القوانين المحلية.

تختلف أساليب مسك الدفاتر بين الأنظمة اليدوية التقليدية والأنظمة الإلكترونية الحديثة، حيث تتيح الأخيرة مزيدًا من الكفاءة والدقة، مع إمكانية الوصول إلى البيانات بشكل أسرع، يعتمد اختيار الطريقة المناسبة على حجم الشركة وتعقيد عملياتها.

الاستعانة بمحاسبين متخصصين أو شركات خدمات محاسبية يضمن الحفاظ على الدفاتر محدثة وخالية من الأخطاء، مما يقلل من المخاطر المالية، يعد مسك الدفاتر التجارية خطوة حاسمة لتحقيق النمو المستدام وتعزيز ثقة المستثمرين والعملاء بالشركة.

 مسك الدفاتر التجارية الإلزامية

هناك بعد الدفاتر التجارية الإلزامية التي ينص القانون على امتلاكها من قبل كافة المؤسسات التجارية والاقتصادية والتجار لأن تلك الدفاتر تساهم بصورة وأخرى في تنظيم الصادرات والواردات المتعلقة بالشركة وأيضًا معرفة الالتزامات وموقف الشركة عند تقديم الإقرارات الضريبية إلى الجهات الحكومية ومن أمثلة تلك الدفاتر التجارية الإلزامية دفاتر اليومية فدفتر اليومية يعتبر من الدفاتر الأساسية الخاصة بكافة الأعمال التجارية سواء كانت لمحال أو لشركات تجارية أو مؤسسات اقتصادية ضخمة فدفتر اليومية يتم من خلاله تسجيل كافة المعاملات المالية الخاصة بالشركة الواردة كانت أو الصادرة وتنظيمها بصورة جيدة ودقيقة بحيث يمكن الرجوع إليها عند المراجعة النهائية في نهاية اليوم.

 

وبالتالي فإن الدفاتر الإلزامية التي نص القانون على امتلاكها يجب أن يقوم التجار بامتلاكها ليس فقط ذلك وإنما القيام بتنظيمها وترتيبها وكتابتها بلغة واضحة لأنها تعتبر هي المرجع الوحيد في معرفه كافه التزامات وحقوق تلك الشركة من الجهة المالية، وفي الدفاتر الإلزامية ينبغي على التجار أن يقوموا بتقديمها وتوقيعها من قبل الجهات الخاصة. وتتمثل الأهمية في تلك الخطوة في القدرة على إخفاء أي صفحة من صفحات الدفتر أو استبدالها بأخرى.

 

المدة المخصصة بامتلاك الدفاتر التجارية حوالي 10 سنين يقوم فيها التاجر باستخدام الدفاتر التجارية التي يتم التصديق عليها من قبل الجهات المختصة. لذا فإن إمساك الدفاتر التجارية الإلزامية من الأمور الهامة التي تساعد الشركة التجارية في معرفة حقوقها والتزاماتها وأيضًا معرفة كافة الواردات والصادرات التي تساهم بصورة أخرى في تعزيز المكانة المالية للشركة ومنع حدوث أي غش أو تدليس في الأعمال المالية.

 

أهمية دفاتر المحاسبة والسجلات:

دفاتر المحاسبة والسجلات يتم تبويب المعاملات المالية بهما، من أجل تقنين النفقات وكذلك تقديم صورة مفصلة عن الأرباح لبيان الوضع المالي الذي على ضوءه تستنبط معلومات هامة لأصحاب الأعمال والجهات المسؤولة من ضرائب ورقابة مالية. ومن أجل الحصول على خدمة مسك الدفاتر المحاسبية بالصورة التي تعطي دقة حسابية من مكتب معاذ، الذي يعطي جميع مهام مسك الدفاتر المحاسبية والسجلات، فإنه يتم عمل الآتي:

• تجهيز جميع الدفاتر المحاسبية والسجلات التي تتضمن نفقات الشركة الخاصة بأجور العاملين والموظفين بالصورة التي تراها الشركة مناسبة من إعطاء شيكات أو ايداع بنكي  بشريطة تحقيق شرط القيمة المحددة في دفاتر الرواتب في مواعيدها المسجلة  أيضًا.
• تنفيذ عمليات المعالجة لكشوف الرواتب، التي تكون مفيدة خاصة في حالة الأعداد القليلة من العاملين.
• تنظيم الفواتير الخاصة بالموردين البائعين، وهذا ينظم الأعداد الكبيرة للفواتير، والتواريخ المستحقة مما يحافظ على استحقاق في المواعيد المحددة.
• تحديث المعلومات الضريبية، التي تتغير مع  استحداث بعض القوانين، وهنا يكون دور  خدمة الاستشارات المالية.

• من أهم خدمات دفاتر المحاسبة والسجلات التعامل مع حسابات الدائنين ، والمواعيد المحددة من خلال تتبع تواريخ الاستحقاق.
• تقديم تقدير لكافة المعاملات المالية اللازمة لتقديم ورقة التوازن، التي يستطيع المحاسب المالي الوصول إلي بياناتها من خلال حساب الإيرادات والنفقات.
• التسجيل الدوري العمليات المتكررة، التي تحدث في الشركة.
• الوصول إلي الدفاتر المحاسبية  والسجلات التي تؤدي إلى اتخاذ القرارات المالية الصائبة من خلال الاستعانة بخبرات مكتب معاذ.

اعداد الدفاتر المحاسبية

الدفاتر المحاسبية والسجلات لا يكون الغرض منها تدوين البيانات والعمليات المالية فقط، ولكن بالإضافة إلى هذا، فله غرض توثيقي هام، يسهم في كتابة التاريخ المالي للشركة، وهذا يفيد التاجر وأطراف أخرى. الفكرة الأساسية لكتابة الدفاتر المحاسبية والسجلات هي تدوين جميع العمليات المالية على  صورة قيد دائن والآخر مدين، وطريقة الكتابة على النحو التالي:

• التسجيل المستمر بشكل يومي في دفتر اليومية، الذي ينقل ما دون به إلى دفتر الأستاذ العام  وهو الدفتر الرئيسي الذي تقيد به جميع المعاملات المالية التي تقدم للضرائب. 
• هناك عدد من البيانات المهمة التي يجب أن تكتب في الدفاتر، ثم بيان توضيح القيد، وقيد الدائن والمدين، ومركز تكلفة القيد المالي، ورقم القيد في دفتر الأستاذ.
• الالتزام بتساوي قيمة الدائن والمدين لأحد توازن المعاملات المالية في الدفاتر التجارية والسجلات التي تسجل بها كافة العمليات في خانتي الدائن والمدين.
• تسجيل القيود في الدفاتر لا يكون المرحلة الأخيرة في المعاملات المحاسبية، بل تترحل لدفتر الأستاذ لتكوين دفاتر المراجعة ومن ثم تحضير التقارير المالية، وهذا يكون من مهام محاسب خدمة التحليل المالي التي نقدمها في مكتب معاذ.

السجلات المحاسبية

هي مستندات ورقية أو ملفات إلكترونية يتم فيها تسجيل كافة المعاملات المالية بتفاصيلها من فواتير وإيصالات. والدفاتر والسجلات المحاسبية تختلف على حسب نوع النشاط التجاري، ومن أكثر تلك السجلات أهمية هو السجل الذي يسجل الاهلاكات والأصول الثابتة وموازين المراجعة و مسجل القلم، وغيرها من السجلات التي تحتاج مكتب محاسبي خبير مثل مكتب معاذ.

7 فروق بين الدفاتر المحاسبية والسجلات

مهمة الدفاتر المحاسبية والسجلات مهمة في جميع الأنشطة التجارية، ولهم أهداف مشتركة، والقائمين على المهمتين يبذلون جهد كبير للتفريق بينهم، ومن أجل الحصول على خدمة مسك الدفاتر المحاسبية والسجلات بكل أمانة مالية، عليك اللجوء إلى مكتب معاذ، من أجل تحديد دقيق لتلك الفروق.

• الدفاتر  تسجل بها جميع المعاملات المالية من نفقات وأرباح وأجور وكل الأوراق المالية المتداولة، بينما السجلات الهدف منها ضبط المدخلات.
• الدفاتر تدون بها كافة الوثائق والمستندات لإثبات حركة النقد بالشركة  بينما السجلات يتم تحليل الوضع المالي على ضوء تلك العمليات وهو ما يسمى خدمة دراسة الجدوى المالية.
• الدفاتر تقدم التسوية المالية الشهرية التي تستخدمها السجلات لتقديم المعلومات الضرورية لدعم القرارات المالية للإدارة المالية.
• تدوين البيانات المالية في الدفاتر تستخدم من أجل مراجعة وتحليل السجلات المحاسبية لها لوضع تقارير مفصلة عن الوضع المالي.

الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ

دفتر الأستاذ هو الدفتر العام الذي يتم ترحيل بيانات دفتر اليومية له، ومن ثم فإن اليومية يعتبر مرحلة أولية تسجل بها المعاملات أول بأول تمهيدًا بمكانته الأساسية في دفتر الأستاذ، وأهم الفروق الأساسية من كلا الدفترين هي:

• طريقة التسجيل في دفتر اليومية تكون مرتبطة بتسجيل قيمة الأموال بدون الارتباط بحساباتها، بينما تسجل في دفتر الحساب بقيد لكل حساب.
• الترتيب الزمني أمر أساسي في دفتر اليومية، الذي تسجل البيانات فيه بالترتيب الزمني، بينما الأستاذ يتعلق بترحيل المعاملات المرتبطة بالحسابات.
• بيانات دفتر الأستاذ الخاصة بالمدين والدائن لا تشترط التساوي في حالة وجود فارق بينهم، بينما في دفتر اليومية يعد عدم التساوي خطأ في العملية.

 كيفية مسك الدفاتر المحاسبية

يفصل أن تسند مهمة مسك الدفاتر  إلى مكتب محاسبي متخصص مثل مكتب معاذ، لتحقيق المهام المرادة من تسجيل الدفاتر المحاسبة والسجلات بالطريقة المنشودة التي تدعم الموقف المالي للشركة. وهكذا فإن طريقة مسك الدفاتر تتلخص في الثلاث نقاط التالية:

• لابد أن تأخذ جميع البيانات من الوثائق الأساسية، وهذا ما يعطي تلك البيانات المصداقية، كما أنها تمثل نقطة البداية.
• إضافة آثار العمليات المالية على بيانات وثائق المصدر، لمعرفة التغيرات الطارئة على المركز المالي للشركة، في حالة الازدهار والتعثر، لمعرفة اتجاه القوة والضعف.
• يتم تسجيل أول سجل للمعاملة المالية من بيانات المصدر، ثم تسجل مرة أخرى حسابات الشركة ، وبعدها تسجل في اثنين من السجلات المرتبطة بها.
• عند انتهاء الفترة المالية المحددة يجب العمل على تحديث كافة البيانات الموجودة في السجلات قبل الشروع في إعداد التقارير المالية والضريبة ، وهذا ما يقدمه مكتب معاذ بحرفية كاملة.

الدفاتر المحاسبية و القيود 

لا يمكن تسجيل المعاملات المالية في الدفاتر المحاسبية والسجلات دون وجود قيود محاسبية دقيقة تعمل على تقييد وتوثيق العمليات المالية بالصورة التي تدعم قرارات الشركة. تعد القيود المحاسبية هي الأسس التي يتم على أساسها تدوين البيانات المالية من وثائق المصدر، لذا فهي تمثل أهمية كبيرة من حيث:

• تساعد على تنفيذ السجلات المحاسبية بطريقة سلسلة ومنظمة.
• دعم تسجيل البيانات المالية الحقيقية والدقيقة التي تساهم في دعم اتخاذ القرار المالي المناسب للوضع الفعلي دون مغالاة بالسلب أو الإيجاب لموقف الشركة.
• دعم مبدأ الامتثال المطلوب من كافة الشركات أمام القانون، للتأكد من تطبيق اللوائح والبنود القانونية الخاصة بالأنشطة التجارية، مما يدفع عنها خطر العقوبات القانونية الرادعة في حالة مخالفة مبادئ الامتثال التجاري.
• الغرض الأساسي لوضع قيود على الدفاتر السجلات المحاسبية هو الوصول إلى تحليل مالي مفصل عن موقف الشركة يستطيع قراءة مواطن الضعف والقوة.

وفي النهاية، لا يكون هناك أي شك في الأهمية الكبيرة لمهمة مسك دفاتر المحاسبة والسجلات التي يجب أن تقدم بواسطة مكتب معاذ لضمان الدقة والجودة ويمكنك التواصل معنا من خلال الواتس آب للاستفسار أو الحجز