مسك الدفاتر التجارية الإلزامية الدقة والتنظيم
خدمة مسك الدفاتر التجارية الإلزامية يحب أن تستند إلى مكتب محاسبة يتصف بأمانة تسجيل البيانات المالية مثل مكتب معاذ، من أجل تحقيق أعلى عائد ربحي نتيجة إعطاء تقارير مالية مفصلة لا تقبل الشك.
نظام مسك الدفاتر التجارية الإلزامية
تجبر الحكومة الشركات على الالتزام بمهمة مسك الدفاتر التجارية الإلزامية وهي دفتر اليومية ودفتر الجرد ودفتر الأستاذ العام في مختلف الشركات. وبعد ذلك يكون مسك الدفاتر التجارية المساعدة، أمر اختياري على حسب مقتضيات العمل، من أجل تأدية الأدوار الوظيفية التالية:
- الحفاظ على التنظيم المالي للشركة بتسجيل المعاملات اليومية بشكل مباشر حين حدوثها في دفتر اليومية، ومن ثم نقلها بدفتر الأستاذ العام الذي يشمل كافة المعاملات التي تخص الشركة وتنتج التقارير المالية المفصلة للوضع المالي المركزي.
- الاستعانة بمكتب محاسبة يقدم خدمة ادارة العمليات الحسابية التي تتضمن مسك الدفاتر التجارية الإلزامية وإعداد التقارير والقوائم المالية.
- موظفي مسك الدفاتر يجب أن يتصفوا بالدقة والالمام بالمعاملات المالية، بالإضافة إلى بعض المهارات المحاسبية البسيطة، ونزاهة الدكة المالية لضمان تجنب حالات الاختلاس والنصب.
- الإستراتيجيات المالية المحكمة التي ينتجها مكتب معاذ، ترجع إلي دقة الدفاتر التجارية.
الدفاتر التجارية الإلزامية
الدفاتر التجارية الإلزامية هي التي يقرها القانون التجاري السعودي وتشمل دفتر الجرد اليومية والأستاذ العام، وهي التي تفرض على صاحب المشروع التجاري الذي يتخطى رأس ماله ثلاثة مائة ألف ريال سعودي. ولمن يقوم دائمًا بالاستعانة بمكاتب المحاسبة لتوفير الدعم القانوني بواسطة خدمة المحاسب القانوني، يمكنه التعرف على العقوبات القانونية الناتجة عن مخالفة مسك الدفاتر التجارية الإلزامية، وهي تشمل:
- منع التجار من مواصلة الأنشطة التجارية وسحب الرخص الخاصة بمزاولة العمل، وإذا ثبت تعمد إهمال مهمة مسك الدفاتر التجارية الإلزامية أو إتلافها يغلق مقر الشركة.
- التعرض للحبس من سنة إلى سبع سنوات لصاحب الشركة.
- توقيع غرامة مالية كبيرة تتراوح من خمسة آلاف إلى خمسين ألف ريال سعودي.
الفرق بين الدفاتر التجارية الإلزامية والاختيارية
الدفاتر التجارية الإلزامية هي التي يعاقب القانون على التقصير أو الإهمال في وجودها، وهذا ما يقره مقدمي خدمة استشاري. الدفاتر التجارية الغير إلزامية، هي دفتر المسودة ودفتر المخزن، دفتر الأوراق التجارية وغيرها من الدفاتر المساعدة التي يلجأ لها مكتب المحاسبة في حالة المعاملات المالية المعقدة، ولكن بالنسبة الدفاتر الإلزامية هي بالتفصيل:
- دفتر اليومية، وقد يوجد في بعض الشركات نوعين من دفتر اليومية؛ أحدهما الأصلي وبه الديون والمصروفات وكافة المعاملات المالية، والآخر المساعد والذي تسجل فيه جميع عمليات التاجر الشخصية والمسحوبات.
- دفتر الجرد، وهو الدفتر الإلزامي الثاني لجميع الأنشطة التجارية، و يدون فيه كافة البضاعة المتبقية في المخازن خلال السنة المالية.
- دفتر الأستاذ، الذي ترحل إليه جميع المعاملات المسجلة في دفتر اليومية مرتبطة بحسابات في دفتر الأستاذ، الذي يعد الدفتر الأصلي الذي يقدم للضرائب، ويساعد المحاسبين في إعداد التقارير المالية.
- دفتر الرسائل والإيصالات، وهو يكون إلزامي على حسب النشاط الاقتصادي، وترجع أهميته إلى الاحتفاظ بنسخة من كافة المراسلات المالية لحين الحاجة إليها.
دفتر الرواتب
دفتر الرواتب لا يكون من الدفاتر التجارية الإلزامية، ولكنه ضروري لتدوين مرتبات الموظفين والعمال في الشركة، ويتضمن عدد من البيانات الهامة، مثل:
- أسماء الموظفين
- طريقة الدفع سواء نقدا أو من خلال شيكات، وبعض الموظفين يستلمون مرتباتهم عن طريق الإيداع البنكي.
- قيم الرواتب وتواريخ الاستحقاق، و تقيد وجود دفاتر الرواتب في معالجة رواتب الإعداد المحدودة من الموظفين.
دفتر المبيعات والمشتريات
يوجد دفتر المبيعات والمشتريات في دفتر اليومية الذي يعد من الدفاتر التجارية الإلزامية، لذا فهو يدون بشكل يومي، ثم ينقل إلى دفتر الأستاذ. وكذلك بالنسبة لدفتر المشتريات ، وطريقة التسجيل بالاثنين تكون على النحو التالي:
- عملية الإدخال تكون يدوية في دفتر المشتريات والمبيعات، حيث تدون فور حدوث عملية البيع أو الشراء، ثم يتم معالجتها.
- تشمل بيانات العميل ورقم الحساب وعنوانه وبيانات الاتصال.
- المبلغ المالي المدفوع والمؤجل وتاريخ الاستحقاق.
- يكون دفتر المبيعات والمشتريات مكون من خمسة أعمدة، مع العلم أن الدفاتر التجارية الإلزامية ليست بالضرورة تحتوي على هذا العدد من الأعمدة.
- شاملة الأعمدة عملية البيع أو الشراء بتفاصيلها، اسم العميل، رقم الملف، رقم الفاتورة، صافي قيمة العملية.
دفتر الحسابات العامة
يقدم مكتب معاذ، برامج محاسبية متطورة لتسجيل دفاتر الحاسبات العامة وهو دفتر الأستاذ العام، الذي يمثل أهم الدفاتر التجارية الإلزامية في النشاط التجاري. من أجل التعامل مع دفتر الحسابات العامة، لابد من القيام بكافة الخطوات الأساسية بكل دقة، حتى لا تتأثر المرحلة التالية، وهي عدة مراحل.
- مرحلة فتح دفتر الحسابات العامة، ويمكن أن يتضمن عدة فترات تدون فيها جميع المعاملات المالية مع إمكانية فتح وغلق الفترات.
- تنفيذ العمليات اليومية من بيع وشراء، استلام نقدية، وإيصالات والدفاتر، وغيرها من المعاملات اليومية التي تتم معالجتها وترحيلها بصورة مستمرة.
- إعداد التقارير، وهي المرحلة التي تلي معالجة بيانات دفتر الأستاذ أحد الدفاتر التجارية الإلزامية، وبدون الغرض منها دعم قرارات الإدارة العامة.
من هم الأشخاص الملزمين بمسك الدفاتر التجارية
يلتزم التجار الذين تكون رؤوس أموال تجارتهم تتجاوز ثلاثمائة ألف ريال سعودي مهمة مسك الدفاتر التجارية الإلزامية، والاحتفاظ بها مدة لا تقل عن عشر سنوات. وهذا لبيان الوضع المالي للشركة أمام الضرائب، والتأكد من صحة الإقرارات الضريبية المقدمة، لذا يلتزم بمسك الدفاتر التجارية الإلزامية كلا من:
- يكتسب صفة تاجر بمختلف أنواع الأنشطة التجارية.
- كل تاجر رجل أو امرأة، يجب أن يكون بالغ ومسؤول عن تصرفاته.
- لا تقتصر مسك الدفاتر التجارية الإلزامية على الشركات والمصانع فقط، بل يكون ملزم بها كافة المنشآت الخدمية كذلك، طالما هناك معاملات مالية.
مزايا وعيوب تحويل مسك الدفاتر التجاري
مع وجود البرامج المحاسبية الحديثة، أصبح العديد من التجار يفكر في اعتماد الدفاتر التجارية الإلزامية بشكل إلكتروني بدلا من الدفاتر الورقية التي تعبأ بشكل يدوي. ولتلك العملية مميزات كثيرة مثل:
- دقة المعلومات وخلوها من الأخطاء التي قد تحدث في أسلوب التسجيل اليدوي.
- سهولة الحصول على نتائج سريعة تساعد في إعداد تقارير وقوائم المال، التي تدعم القرارات الإدارية المالية.
- تجنب حدوث تلف أو فقد للملفات بسبب سهولة الاحتفاظ بأكثر من نسخة في أكثر من مكان.
- اعتماد خدمة المحاسبة التي تمكن التاجر من الوصول إلى البيانات الخاصة بشركات في أي مكان.
- تقليل الغرامات المالية التي تتكبدها الشركة في حالة وجود أخطاء بالدفاتر التجارية الإلزامية اليدوية.
- توسيع حجم البيانات لفترات زمنية طويلة، وزيادة تفاصيل المعاملات المالية بطريقة سهلة.
- الربط بين السجلات بطريقة سريعة، وسهولة ترحيل دفتر اليومية إلى الأستاذ بشكل يومي وكذلك آلي.
بالنسبة لعيوب استخدام التطبيقات المحاسبية، فهي تقريبا منعدمة، فالهدف الأساسي من استخدام الأساليب المحاسبية الحديثة فى الدفاتر التجارية الإلزامية هو دقة البيانات وسرعة التحليل. وفي النهاية نكون قد عرفنا الفرق بين الدفاتر التجارية الإلزامية من الاختيارية، ودور كلا منهما في النشاط التجاري، وكيف يمكن تحقيق الاستفادة القصوى منها, يمكنك التواصل معنا عبر الواتس آب للحصول على استشارة والرد على استفساراتك
